Factores por los cuales una clínica dental puede estar perdiendo dinero

Para prevenir estas pérdidas económicas, resulta imperativo que las clínicas dentales designen a un profesional encargado de una gestión eficaz, recopilando información integral de las distintas áreas de la actividad profesional. De lo contrario, como advirtió Benjamin Franklin, «un pequeño agujero puede hundir un barco». En este artículo, exploraremos diversos factores y causas que pueden estar afectando negativamente las finanzas de las clínicas dentales. A continuación, se presentan algunos de los principales elementos que pueden contribuir a estas pérdidas económicas en el ámbito odontológico:

Mala gestión financiera: La falta de una gestión financiera sólida y de un presupuesto adecuado puede llevar a problemas de flujo de efectivo y, en última instancia, a pérdidas.

No controlar los costos operativos: En una clínica dental, gastos como alquiler, salarios, insumos y tecnología pueden impactar los márgenes de beneficio si no se gestionan eficientemente. Es fundamental evaluar y optimizar estos costos para garantizar la rentabilidad. El manejo inadecuado del inventario de suministros dentales, por ejemplo, puede llevar a compras innecesarias o al agotamiento de productos necesarios, lo que afecta tanto los costos como la capacidad de brindar atención.

Cabe mencionar que como resultado de un trabajo de investigación hemos detectado que un 65% de los profesionales encuestados no conoce la rentabilidad de su clínica; casi el 75% no tiene calculado el costo hora de su clínica y el 49% no tiene separados los gastos de la clínica de sus gastos personales. 

Falta de optimización de la ocupación de la agenda: La falta de citas programadas puede resultar en periodos ociosos, generando costos sin ingresos. Evaluar el porcentaje de ocupación y comprender los costos asociados es esencial para una gestión efectiva.

Numerosas cancelaciones y ausencias de pacientes: Las ausencias de pacientes programados pueden llevar a tiempos improductivos para los dentistas y el personal, lo que resulta en pérdida de ingresos.

Problemas de facturación y cobro: La facturación incorrecta o ineficiente, así como la falta de seguimiento de las cuentas por cobrar, pueden resultar en pérdida de ingresos.

Caer en la competencia por precios bajos: En áreas con mucha competencia, las clínicas dentales pueden sentir la presión para reducir sus precios, lo que puede afectar negativamente los márgenes de beneficio.

Falta de retención de pacientes: Si los pacientes no regresan para visitas de seguimiento o no se sienten satisfechos con la atención recibida, la clínica puede perder ingresos a largo plazo debido a la falta de retención de pacientes.

Costos de marketing ineficaces: Si se gastan recursos en estrategias de marketing que no generan nuevos pacientes o no impulsan el crecimiento de la clínica, esto puede considerarse una pérdida de dinero.

Costos laborales inmanejables: Si la clínica dental paga en exceso a sus profesionales por falta de conocimiento en la estructura de costos, o sin una justificación, los costos laborales pueden afectar la rentabilidad. No evaluar adecuadamente los costos y beneficios de la compensación de los profesionales puede llevar a decisiones financieras desfavorables.

Pérdida por falta de aceptación de presupuestos: Si no se logra cerrar efectivamente las propuestas de los tratamientos recomendados, se pueden perder oportunidades de ingresos significativos. Los pacientes pueden posponer o rechazar tratamientos necesarios, lo que impacta negativamente en la salud del paciente y en los ingresos de la clínica.

Baja conversión de leads en pacientes: Si la clínica dental recibe consultas de pacientes potenciales por Internet, pero no logra convertirlas en pacientes reales debido a la falta de habilidades de cierre, esto puede ser costoso en términos de oportunidades perdidas.

Y para finalizar, lo fundamental.

No medir el rendimiento: Teniendo en cuenta que, según encuestas propias, el 93% de los dentistas no cuentan con al menos 3 indicadores de gestión, rentabilidad y producción, es muy importante recalcar que, si una clínica dental no establece y sigue KPIs relevantes, como la tasa de ocupación de la agenda, la tasa de cancelación de citas, la tasa de retención de pacientes o la eficiencia de la facturación, puede ser difícil identificar áreas problemáticas y tomar medidas correctivas.

Incluso, si se están midiendo KPIs, si no se utilizan de manera efectiva para tomar decisiones informadas y mejorar la gestión, pueden ser ineficaces y el rumbo de la clínica podría ser el mismo.

Además, sin objetivos claros y medibles, la clínica puede carecer de un marco para mejorar su rendimiento. La falta de seguimiento y evaluación regular de estos indicadores puede llevar a la pérdida de oportunidades para optimizar la gestión y aumentar los ingresos.

Identificar y abordar estos factores esencialmente mejora la salud financiera de la clínica dental, asegurando un camino sólido hacia la prosperidad y el éxito sostenible en el ámbito odontológico.

Por Cristian Kulzer