El proceso de conformar un equipo de trabajo efectivo en tu clínica dental puede ser todo un desafío. Es una preocupación compartida entre colegas y propietarios de clínicas dentales la creación de un equipo de trabajo motivado y comprometido con los estándares, propósitos y crecimiento de la clínica es compleja y vital para su funcionamiento habitual.
La salida de personas talentosas puede representar un gran costo para las clínicas dentales, pero a menudo no se comprende completamente cómo esto puede afectar el funcionamiento cotidiano de la clínica. Esta situación se hace evidente cuando los responsables luchan por encontrar a la persona adecuada para el reemplazo, o cuando se pierde tiempo, dinero y oportunidades al tener que entrenar a nuevos candidatos para el puesto.
Desde la perspectiva de la dirección, los problemas más frecuentes suelen estar relacionados con la falta de preparación y categorización de los colaboradores, seguido por la adaptación de roles y funciones, y luego abordar la tendencia a personalizar problemas.
Por otro lado, en ocasiones, los profesionales invierten más tiempo en personalizar los problemas y lamentarse por aquellos que «no cumplen ni hacen bien las cosas», en lugar de analizar los riesgos y las consecuencias de no tomar decisiones más favorables.
Sin embargo, antes de señalar con dedo acusador y tomar decisiones apresuradas, es esencial plantearse algunas preguntas clave: ¿Existe un plan claro en la clínica para alcanzar los objetivos establecidos? ¿Los roles y responsabilidades están definidos de manera precisa? ¿Se realizan entrevistas exhaustivas durante el proceso de contratación? ¿Los objetivos individuales y colectivos están claramente comunicados? ¿Se han establecido normas y protocolos sólidos? ¿Existen sistemas efectivos de seguimiento y evaluación del desempeño? ¿Hay un programa de incentivos?
Liderar un equipo no es una tarea sencilla, como también se puede observar en otros ámbitos. Aunque existen numerosas estrategias y enfoques desarrollados a lo largo de los años, alcanzar el éxito en este aspecto requiere estudio, aprendizaje y dedicación continua.
Y algo más para tener en cuenta, “nada es para siempre”, o sea, es un tema que debe estar siempre presente en la agenda.
Te comparto 10 puntos decisivos para formar un equipo sólido y respetado para tu clínica dental en base a mi experiencia y que vi funcionar en otras clínicas, que son simples de implementar y no requieren grandes inversiones financieras, pero sí demandan estrategias, tiempo y compromiso:
1. Define los roles y responsabilidades:
Antes de incorporar a un colaborador nuevo, define los roles, funciones y responsabilidades de cada puesto. Esto evitará confusiones y conflictos más adelante. Arma el puesto para la persona y no al revés.
2. Realiza entrevistas efectivas:
Prepara entrevistas estructuradas para evaluar a los candidatos. Haz preguntas específicas sobre sus habilidades y valores para asegurarte de que encajen con la cultura y los objetivos de la clínica. Conoce sus experiencias anteriores, sus limitaciones y solicita antecedentes en sus trabajos anteriores.
3. Enseña claramente los objetivos:
Es importante que todos en el equipo comprendan la visión y las metas de la clínica, así como lo que no está permitido hacer. Esto les dará un sentido de propósito y los motivará a trabajar juntos hacia un objetivo común.
4. Establece normas y protocolos:
Estas son fundamentales para el funcionamiento de la clínica. Esto incluye desde políticas de admisión al paciente hasta procedimientos administrativos y clínicos, como la atención de pacientes de primera vez o de urgencias, las auto derivaciones y la entrega de presupuestos
5. No todo pasa por el grupo de WhatsApp:
Dale importancia y prioridad a la comunicación interna, porque gran parte de los inconvenientes en una clínica dental suceden por una mala comunicación. Recuerda que no todo es lo mismo en la comunicación, y que, para cada tema o situación, debe haber un canal correspondiente.
6. Implementa sistemas de retroalimentación:
Establece un feedback regular para brindar a los miembros del equipo comentarios sobre su desempeño. Esto les ayudará a mejorar y a mantenerse enfocados en sus objetivos.
7. Promueve la palabra “trabajo”:
Fomenta un ambiente de colaboración y trabajo en equipo donde todos se sientan valorados y escuchados. Organiza reuniones periódicas para discutir ideas y resolver problemas juntos.
8. Piensa en la fórmula ganar + ganar:
Ofrece oportunidades de capacitación y desarrollo profesional para que los miembros del equipo puedan crecer en sus funciones y avanzar en sus carreras dentro de la clínica. «Invertir en la capacitación de tu equipo dental es como invertir en los cimientos de tu clínica: es la base sólida que asegura un servicio de calidad y la satisfacción del paciente. Sin conocimiento, ¿qué valor tiene la labor de un equipo? Capacita, fortalece y construye el éxito juntos.»
9. Reconoce y recompensa el buen desempeño:
No todo pasa por el dinero. Celebra los logros y reconoce el buen trabajo de los miembros del equipo. Esto los incentivará a seguir esforzándose y fortalecerá el sentido de pertenencia.
10. Utilización de indicadores para profesionales:
El seguimiento constante del desempeño de cada profesional es fundamental para garantizar la calidad, eficiencia y rentabilidad de la clínica. A través de indicadores personales o KPIs, podemos evaluar el progreso individual, identificar áreas de mejora y brindar el apoyo necesario para el crecimiento de cada uno, porque cómo ha dicho Peter Drucker,“lo que no se mide, no se puede mejorar”.
Por otro lado, es fundamental tener presente que los pacientes son la razón de ser de cualquier clínica dental, ya que son ellos quienes sostienen económicamente el funcionamiento del establecimiento. Por lo tanto, es crucial que cada miembro del equipo valore y respete este principio fundamental. Si identificas a alguien que no comparte esta visión, es importante tomar acción rápidamente, ya que no es apto para formar parte de un equipo comprometido con la excelencia en el servicio.
Para finalizar, implementa estas estrategias dentro de una planificación anual para estar en camino de formar un equipo sólido y motivado en tu clínica dental. Recuerda que el liderazgo, la dedicación y el aprendizaje de los fracasos son claves para este proceso.
Por Cristian Kulzer
