El Kaizen es un sistema de mejora continua e integral que comprende todos los elementos, componentes, procesos, actividades, productos e individuos de una organización en base a pequeños cambios. El término Kaizen proviene del japonés, en el que “Kai” se traduce al español como “cambio”, y “Zen” que se entiende como “mejoramiento”.
Literalmente podría traducirse como “cambio para lo mejor”, y representa el concepto de Mejora Continua, englobando diversos elementos de la Gestión de la Calidad Total y del Sistema Productivo Toyota. El responsable de popularizar el término en occidente fue Masaaki Imai, autor del libro Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success, de 1986.
Suele decirse que hay dos formas de mejorar: mediante la innovación, y mediante la mejora continua. Ambas son necesarias y no son conceptos enfrentados, pero este artículo se centra sobra la segunda. La mejora continua no consiste en aplicar dos o tres grandes transformaciones o cambios radicales dentro de una organización, sino en aplicar progresivamente cambios pequeños y seguros, económicamente viables, que mejoren diversos aspectos del proceso productivo, especialmente los relacionados con la eficiencia. El lema de esta filosofía es “hoy un poco mejor que ayer, mañana un poco mejor que hoy”.
Este tipo de filosofía puede implementarse en una clínica dental, ya que los procesos no son rígidos ni estructurados, sino que su diseño puede ir modificándose de acuerdo a las necesidades de nuestro mercado y naturalmente del paciente.
A nivel de dirección hay dos errores que son bastante frecuentes cuando se implantan procesos de mejora continua. La mayor parte de las normas y estándares de Calidad se centran en la construcción de sistemas formales y en la obtención de una etiqueta de certificación, que como el mismo Masaaki Imaidenuncia, en realidad no garantizan ningún éxito. La estrategia de mejora pasa por escuchar e integrar al equipo de trabajo y conocer bien el terreno a trabajar, y para eso no hay mejor opción a tener en cuenta que la palabra de todas las personas que directamente trabajan en el sector afectado. Ellas son las que mejor conocen las dificultades del día a día y los obstáculos a superar.
El objetivo es resolver los problemas reales. Cuando la dirección no escucha ni tiene en cuenta la experiencia de los colaboradores, la mejora continua suele reducirse a un lavado de cara externo, más relacionado con el marketing que con ninguna otra cosa.
Otro error de la dirección, señalado por el propio Edwards Deming como una de las enfermedades mortales de la gerencia, es esperar resultados inmediatos o a corto plazo. La mejora continua no consiste en lograr milagros a corto plazo, sino en aplicar gradualmente pequeñas transformaciones, cuyas mejoras solo son visibles a medio y largo plazo.
Por Dr. Cristian Kulzer